Использование программы «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» производят, чтобы автоматизировать бухучет официальных юридических лиц, находящихся на самостоятельном балансе и финансирующихся из федеральных или местных источников.
Предназначение
Учет в программе осуществляют в отношении казенных, бюджетных, автономных юридических лиц. Программа «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» определяет сопоставимость сведений, когда предприятие меняет свой статус. Нередко ею пользуются лица, ответственные за распределение бюджета, представители местной администрации и так далее.
О единой базе
В программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» ведут и одно юридическое лицо, и сразу несколько. Информационная база для них остается единой. В «1С: Бухгалтерии государственного учреждения» также ведут централизованный учет предприятий, передавших право на осуществление бухучета на основе договора.
Помимо этого, база содержит учет казенных предприятий – по плану счетов бюджетного учета, предприятий бюджетного типа.
Для осуществления единого учета применяют стандартные официальные классификаторы с включением в них перечней контрагентов, статей затрат и так далее. В главной книге и балансе есть сведения, предназначающиеся для отдельных юридических лиц.
Отдельный учет
Программа «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» включает оформление отдельного учета лишь по одному юридическому лицу, пользуясь материальными источниками в базе с отдельными отчетами. Структура счетов у источников всегда различается. Применяя данную схему, вводят отдельный учет процедур в бюджетных учреждениях.
Стандартные методы
Программа «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» разрабатывалась с принятием в расчет нормативной документации по бухучету. Она основывалась на приказах Минфина РФ № 157н, № 162н, № 174н, № 183н, № 65н, № 52н, № 191н, № 33н. «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» осуществляет учет, принимая во внимание бюджетную классификацию РФ, разновидности материального обеспечения, особенности администрирования, нюансы фирм, источников материального обеспечения.
Все это наделяет ее возможностью осуществлять группировку, выявлять итоги и систематизировать сведения. Также «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» включает распределение баз и множество иных функций. Финансовый подсчет осуществляют в любой валюте.
Счета
В «1С: Бухгалтерии государственного учреждения 10» содержались единые планы счетов бухучета для официальных органов, местной администрации и так далее. Синтетические, аналитические, количественные и валютные учеты осуществляют принимая за основу Инструкцию по использованию Единого плана счетов бухучета.
Счетный рабочий план
В программе осуществляют централизованную бухгалтерию официальных предприятий, формируют планы счетов для учреждений, предварительно внесенных в программу. Структура рабочего плана задается с принятием в расчет разновидности юридического лица – считается ли оно казенным, бюджетным, автономным, с учетом источника финансирования.
Когда осуществляют записи о бухучете, процедуры отражают в счетах из 26 разрядов в рабочем плане счетов.
«1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 3» включает два типа классификаторов: бюджетный и произвольный. Выбирают их, учитывая структуру счетного плана.
Программа о бухгалтерии официальных предприятий обладает несколькими специальными настройками рабочего плана счетов – они предназначаются для казенной, бюджетной и автономной разновидности предприятий.
В структуре подобного плана отражаются типы финансирования. В любой разновидности фиксируют код бюджетной классификации России целиком – КБК и КОСГУ.
План счетов бюджетного учета требует написания кода бюджетной классификации в обязательном порядке лишь в части КОСГУ. Коды бюджетной классификации заменяются классификаторами на выбор. Составляя рабочие счета, нужно учитывать этот документ.
Структура рабочего плана счетов для автономных организаций требует написания кодов из любых классификаторов. Типовая структура данного явления меняется, если это требуется в нормах или подобные положения имеются в учетной политике предприятия.
О классификации
В «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 20» включена бюджетная классификация с инструментами реализации. Чтобы применять ее, пользуются соответствующими справочниками. Сведения оттуда применяют, когда составляют 26 разрядов в номерах счетов рабочего плана юридического лица. Также в «1С: Бухгалтерии государственного учреждения 1» это положение учитывают, когда оформляется расчетно-платежная документация, строится иерархия бюджетной классификации для выпуска отчетов.
Справочники изначально уже заполнены. В них имеется ряд необходимых классификаторов, которые были установлены Приказом Минфина РФ. Код из каждого бюджетного классификатора субъектов РФ или из местных источников вписывают в особые сборники в обычном режиме. В программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8.3»» их вводят путем загрузки из файлов.
Вводится и произвольная классификация с целью сформировать признаки счетов.
Все коды предназначаются для соответствующих дат. Благодаря этому в «1С: Бухгалтерии государственного учреждения редакции 1.0» в единой базе сведений хранятся процедуры по устаревшим и по обновленным кодам КПС. Когда меняются классификаторы, остается возможной работа со всеми показателями в одной и той же базе.
Когда меняются бюджетные классификаторы законами, справочники обязательно переписывают так, чтобы они соответствовали последним требованиям. Достигается это в «1С: Бухгалтерии государственного учреждения 2.0» за счет загрузки классификаторов в справочные сборники из файлов. Чтобы этого добиться, применяют программу «Помощник обновления бюджетной классификации».
Их вывешивают на сайте производителя «1С: Бухгалетрия государственного учреждения». Редакция программы в данном случае может быть абсолютно любой.
Как только бюджетные классификаторы были обновлены, они автоматически проверяются на соответствие новейшим требованиям. Всегда закрепляется срок действия устаревших КПС.
Решения по автоматизации бухучета
Благодаря типовой конфигурации в «1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8» автоматизация бухучета осуществляется достаточно просто. Данные содержатся в необходимых объемах, документооборот вводится с фиксацией процедур на счетах рабочего плана бухучета, обязательно регистрируется входящая первичная документация. Еще одним преимуществом любой редакции «Бухгалтерии государственного учреждения» считается то, что почти все разделы автоматизированы. Также осуществляется учет нематериальных активов – главных средств, мест хранения и тому подобного.
В «1С: Бухгалетрия государственного учреждения» включают унифицированные процедуры осуществления учета. Включается и прием первички и учетных регистров.
Работа «от документа»
Документация хранится в электронной форме. Она специализируется на основе учетных разделов. В программу «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» включено 170 разновидностей документации узких специализаций. Фиксируют в рабочем плане счетов юридического лица более 1000 видов финансово-хозяйственных процедур. Все они играют свою роль в определении корреспонденции счетов, аналитики, всех сведений, которые нужны, когда формируется первичка.
Когда ведется документооборот, «Бухгалтерия государственного учреждения» обеспечивает ввод, печать, хранение в базе первички. Когда проводится электронная документация, еще «Бухгалтерия государственного учреждения 1.0» формирует необходимые проводки. Ими являются записи на счетах бухучета.
Первичка и бухгалтерские записи в электронной документации соответствуют законодательным актам по бухучету в официальных предприятиях.
Главным методом фиксации хозяйственных операций считается введение документации. Кроме того, вводят проводки в единые акты «Операция». Чтобы ввести сформированные по группам проводки, пользуются типовыми процедурами – простыми средствами автоматизации, которые очень просто настраиваются вручную.
Программа «Бухгалтерия государственного учреждения в редакции 2.0» осуществляла процедуры по регламенту. Она начисляла амортизацию, выполняла переоценку валюты, закрывала счета.
Данные, которые были введены, всегда группируются. Это формирует нужные отчеты во всех временных периодах. Конфигурационные отчеты ведут к оперативному получению нужных регистров учета.
Программа представляет бухгалтерские сведения в формате, который нужен для анализа. Регламентированные отчеты включают остальные их виды в фонды, нужные для отчетов предприятий.
В любом отделе, который касается централизованной бухгалтерии официальных предприятий казенного типа, присутствует цикл учета разных форматов собственности, материальных средств и обязательств.
О закупках
Здесь важно помнить, что одновременно с официальной программой также была выпущена и другая, называющаяся «1С: Закупки. Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Она посвящена малым бюджетным, казенным и автономным учреждениям, занимающимся соответствующими операциями – планированием, подготовкой и реализацией закупок. Она автоматизирует процедуры, которые касаются заказов, контроля за исполнением договоров.
Санкционирование расходов
В «1С» регистрируют приобретенные лимиты обязательств, связанных с бюджетом, ассигнования и иные сведения о бюджете.
В ней формируют расходные расписания, отражают суммы сведений о бюджете, которые доводят до распределения по всевозможным предприятиям.
Санкционирование расходов отображают в соответствующем журнале. Кроме того, получаются регистры учетов по данным процедурам. Карта, в которой учитываются лимиты бюджетных обязательств, это один из важнейших актов в «1С».
Важно знать, что казенные предприятия, которые утвердили финансовые органы субъектов местной администрации, порой производят свою собственную форму обмена информацией. По этой причине с целью формирования платежной документации встраивают процессы и алгоритмы обмена сведениями, которые не требуют особых настроек.
Формы всегда подлежат регулярному обновлению. Когда формируют расчетно-платежную документацию, берут во внимание нюансы санкционирования всех видов предприятий. Проводят расчетно-платежную документацию, формируют бухгалтерские записи. Их отражают в журнале по операциям с безналичными средствами. Все новые файлы подлежат сохранению. Каждая процедура выгрузки и загрузки отражается в документации. Пользователи печатают нужные им выписки в своей программе учета.
Производят поддержку расчетов платежными поручениями через Центральный банк РФ, кредитные предприятия. Чтобы провести расчет в электронной форме через этот банк, выбирают форму УФЭБС и «Клиент банка».
Учет средств
В «1С» учитываются и кассовые операции, которые касаются наличных средств. Чтобы этого достичь, были сформированы единые формы. Кассовый ордер выписывают в любом виде валюты. Всегда оставляют записи о процедурах, они остаются в журнале операций по счету «Касса».
Нередко проводят и их оформление по денежной документации. Когда формируются кассовые ордера по денежной документации, в ней всегда ставят пометку «Фондовый». Любое перемещение соответствующих актов регистрируют на счете бухучета. Кассовая книга формируется по наличным средствам и документации.
Всегда учитывают нюансы наличного обращения, когда проводят расчеты через казначейство, а также нюансы, связанные с проведением процедур по обеспечению средствами получателей бюджетных средств, отделов с применением карт. Нужно брать в расчет то, что в программе применяют и контрольно-кассовую технику для осуществления процедур, связанных с кассой.
Учет нефинансовых активов
Такую разновидность учета ведут по номенклатуре, ряду используемых средств, ответственным лицам, месту хранения. «1С» реализует все нюансы, связанные с учетом нематериальных активов. Программа поддерживает хранение сведений, которые нужны для пополнения ими реестра государственного имущества.
Реализуется и групповой учет данных средств.
Параметры каждого объекта, относящегося к категории основных средств, хранят на карточках. Так, к примеру, инвентарная карта может содержать клички и масти животных на предприятии, занимающемся их разведением.
В программе проводят учет ценных металлов, которые могут причислять к рязряду основных средств, учитывают аппаратуру и материалы.
Программа включает и проведение процедур по централизованному снабжению, внутриорганизационным изменениям, получению от учредителей, производству, реструктуризации нематериальных активов.
Автоматически оформляется возврат товаров поставщикам, составляются акты приема материалов с целью официальной фиксации претензий в адрес поставщиков, если имеется недостача нематериальных активов при приеме.
Предусматривается и ввод перечней комиссий, которые действуют на постоянной основе. К их числу относят инвентаризационные комиссии, связанные с поступлением и изыманием нефинансовых активов. Обязательно оформляются договоры об индивидуальной и бригадной материальной ответственности.
Принимая за основу документацию по поступлению нефинансовых активов, применяют акты формата «Счет-фактура полученный», чтобы регистрировать счет-фактуру поставщика с целью составить официальную книгу покупок. Перемещение нематериальных активов фиксируют в журнале операций по убытию и перемещению НФА.
Программа предполагает то, что в ней формируются инвентаризационные описи, регистрируют итоги инвентаризационных процедур. Благодаря этому в электронном формате сохраняют данные по процессу.
Важно и то, что вводится приходная документация. Это стало возможным благодаря тому, что программа сохраняет расхождения сведений по факту с учетными. Таким образом регистрируют недостачи.
Также широко пользуются возможностью для применения терминалов сбора информации при проведении и оформлении итого инвентаризации основных средств.
Автоматизации подверглись операции по перемещению НФА, которые учитывают на забалансовом счете. Оформляют в обязательном порядке поступление, движение и списание объектов данного типа по единым формам, осуществляют инвентаризацию, формируют регистры учета. Также осуществляют учет и инвентаризацию документации строгой отчетности.
Особняком стоит «Учет продуктов питания». Этот раздел необходим всем, чья деятельность так или иначе связана с банкетами, диетами, приготовлением блюд, кормлением людей в учреждениях и так далее. Благодаря функциям программы в ней ведут учет довольствующихся, их количества, составляют меню и рационы, фиксируют поступления и расходы, а также случаи списания продуктов. Нередко оформляют возвраты продукции, которая не была использована.
Предусматривается и получение сведений о затратах, которые легли в основу стоимости продуктов. Их получают в справке-расчете «Калькуляция себестоимости». Данные о стоимости произведенных продуктов, а также об остатках производства, которое не было завершено, получают в соответствующих отчетах.
Расчеты
В программе ведут и учеты расчетов с поставщиками и подрядчиками. Делается это, когда берут во внимание нюансы соглашений. При подсчете программа учитывает очередность расчетов – была ли выполнена предварительная оплата или сначала были поставлены товары. Всегда зачитываются авансы, регистрируются счета-фактуры поставщика, ведется книга покупок. В программе сверяют ИНН и КПП контрагентов через сайт ФНС.
Программа стала популярной и благодаря функции по осуществлению учета расчетов по зарплате. Сведения вносятся в нее при осуществлении ряда процедур, которые настраиваются в бланке «Отражение заработной платы в учете». Расчеты отражают в соответствующем журнале. Данные о произведенном расчете получают в регистре учета «Карточка учета средств и расчетов».
Берут во внимание и расчеты с подконтрольными объектами. Аналитический учет расчетов с той же категорией граждан ведут, учитывая их авансы и вид расчета – по денежным средствам либо по документам. Один аванс может закрываться не одним авансовым отчетом.
Каждый расчет отражается в соответствующем документе. Обязательно оформляют заявления на выплату подотчетной суммы. Предусматривается и то, что будет оформляться информация по инвентаризации расчета с данной категорией лиц, Инвентаризационная опись расчетов со всеми контрагентами. Всегда проводят выписку на приобретение финансовых активов по бланку № М-2.
Автоматизации в программе подверглись и процедуры начисления дебиторских задолженностей по услугам, которые были оказаны предприятиям. Это может относиться к сдаче в аренду недвижимости, расчетами с родителями за содержание детей в детских организациях и так далее.
Учет НДС
Налог на добавленную стоимость обязательно подвергается учету в «1С». Относится это и к налогоплательщику, и к налоговому агенту. Процедуру поддерживают и по ставке 0%, проводят учет строительно-монтажных работ, которые выполнялись для самой фирмы, осуществляющей бухгалтерскую деятельность. Также программа позволяет раздельно вести учет сумм налога, которые были предъявлены юридическому лицу по товару, включая основные средства, НФА и так далее.
В программе реализуют и налоговый учет по главе 25 Налогового кодекса. Это налог на прибыль по приносящей доход деятельности. В программе отражен десятилетний опыт в автоматизировании процессов налогового учета. Для счета налогового учета устанавливается в обязательном порядке соответствие счетам Единого плана счетов бухучета.
По этой причине для налогового учета и бухучета применяется одна и та же документация. Это в высшей степени удобно. Для реализации данной функции производитель программы доработал более пятидесяти разновидностей документов, которые формировали проводки.
В итоге сама методология учета в программе предполагает то, что налоговый учет будет вестись параллельно с бухучетом. Поэтому процедуры, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, фиксируются одновременно и в бухучете, и в налоговом учете. Чтобы отразить процедуры, которые формируют доходы либо расходы в налоговом учете, обычно не нужно дополнительных сведений. В ряде документов заполняют в обязательном порядке реквизиты налогового учета. К примеру, это касается статьи о прочих расходах. В целях бухучета применяют независимые методы вычисления амортизации.
Автоматизированы были и процедуры по регламенту в налоговом учете. Речь идет о списании прошлогодних убытков, расчете базы по налогу на прибыль, закрытии в конце отчетного периода счета налогового учета. Чтобы ввести данную разновидность процедур, пользуются приложением «Помощник закрытия периодов». В него входят процедуры по регламенту в налоговом учете.
Чтобы настроить характеристики налогового учета, пользуются разделом «Ввод начальных данных налогового учета». С его помощью устанавливают дату, когда начали вести налоговый учет в «1С», настраивают налоговый учет, устанавливают порядок, по которому распределяются общепроизводственные и общехозяйственные затраты. Также настраивают раздельный учет доходов и трат по процедурам с разным порядком налогообложения, вводят все входящие остатки со счета налогового учета.
Применяемая программа «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» на предприятиях обладает функцией автоматического оформления документации по налогу на прибыль. Декларации выгружают с целью отправки по каналам связи.
Об оформлении отчетов
В «1С» имеются обычные и особые отчеты, регистры бухучета, отчетность по бюджетным, бухгалтерским, статическим и налоговым регламентам. Стандартные и специализированные отчеты обладают большим потенциалом по группированию, выборке сведений. Именно благодаря им получаются нужные регистры учета, предоставляются бухгалтерские сведения в форме, в которой их удобно анализировать.
Почти всю отчетность формируют на основе процедур, введенных в отчетном периоде. Происходит это автоматизированным образом, что также является выгодным преимуществом используемой программы «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» на предприятиях.
Бланки, представленные в электронном формате, заполняются и вручную с перерасчетом итоговых характеристик. Когда формируют отчеты, обязательно проверяют и увязывают показатели.
Отчеты, уже готовые для пуска в печать, всегда разделяют по страницам. В каждом отчете автозаполнением получают расшифровки суммы всех характеристик. То есть доходят до первички, сумма которой была включена в сумму показателя.
Об отчетности
Отчеты получают и в бумажном, и в электронном формате. Чтобы получать консолидированную отчетность впоследствии, загружают в программы «1С: Свод отчетов», «1С: Бюджетная отчетность».
Все факты о выгрузке отчетов обязательно фиксируют. Выгрузку осуществляют в отношении лишь прошедших через проверку и согласование характеристик отчетов.
В бухгалтерской отчетности всегда имеются контрольные соотношения. Правила их проверки могут модифицироваться. Это предусмотрено функциями бухгалтерской программы.
Любопытной особенностью является и то, что «1С» позволяет передавать налоговые отчеты по каналам связи с применением электронной цифровой подписи. Делается это прямо из «1С» путем передачи на специальный сервер.
Налоговую документацию заполняют, принимая в расчет сведения, которые отражены на счете бухучета, а также информацию, которая была внесена в регистры сведений по объектам имущества.
«Стартовый помощник»
Начиная пользоваться программой, первым делом сталкиваются с сервисом «Стартовый помощник». Он помогает грамотно настроить характеристики учета, данные о предприятии, то есть настроить правильно все сведения, которые затем понадобятся в работе, включая и централизованную бухгалтерию государственных казенных учреждений.
Сервер стоит обязательно использовать, так как любые неверные данные, внесенные в программу, в будущем обязательно скажутся в работе появлением всевозможных трудностей. «Стартовый помощник» понижает вероятность того, что в процессе работы с программой появятся роковые ошибки. В нем содержится полная база всех сведений, которые могут понадобиться в ходе дальнейшей работы с программой. Предписания, которые содержатся в нем, игнорировать смысла нет.
Отзывы
Многие пользователи недовольны программой «1С» в целом, а также ее восьмой версией. Люди, занимающиеся бухучетом, пишут, что эта программа имеет существенные недоработки, очень много лишних приложений. Особенно она не нравится сотрудникам малых предприятий, где с «1С» работать очень трудно. Пользователи отмечают, что приходится весь день заниматься изучением изменений, постоянно вводимых в программу, а на работу времени не остается. Кроме того, часто приходится приглашать профессионального программиста, чтобы тот разъяснил, как настраивать программу под конкретное предприятие или задачу. Такой специалист требует хорошее вознаграждение, что для малых предприятий накладно.
Положительно зарекомендовала себя программа «1С» только на крупных предприятиях, но и там бухгалтеру нужно ее скрупулезно изучать и долго вникать во все тонкости.
Заключение
Как видим, функционал программы необычайно широк. Для правильного ее использования нужно ознакомиться со всеми тонкостями, связанными с работой с ней. Тогда она станет прекрасным инструментом в руках бухгалтера, в том числе и работающего на государственное учреждение с централизованной бухгалтерией. Хотя в программе «1С» содержатся подсказки, которые помогают в ходе работы, все же стоит принять в расчет описанные в статье рекомендации. Они способны помочь как начинающему, так и опытному специалисту. Любая оплошность может обесценить всю проделанную в программе работу
